Como consultor en las áreas administrativas y financieras de las empresas he tenido que apoyarme de diversas herramientas tecnológicas para hacer una labor más productiva. Sin duda, esto es algo que otros profesionales deben hacer para cerrar la brecha digital empresarial.
En muchas ocasiones he sugerido la adopción de nuevas herramientas que probé y que me ayudaron a que las tareas dentro de las áreas administrativas, contables, financieras o fiscales en las empresas sea más eficiente, involucre menos personal y sea más confiable para la toma de decisiones.
Desde abrir una cuenta de correo hasta adoptar una metodología para el análisis de información requerimos de un conocimiento o experiencia previa para ir mejorando en nuestras decisiones que impliquen un crecimiento a favor de reducir nuestra brecha digital.
Las nuevas generaciones de profesionistas que están comenzando a establecerse dentro de los puestos gerenciales en las organizaciones adoptan con mayor facilidad diversas herramientas que les permitan estar conectados con su información considerando dos aspectos principales:
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- Que estén conectados desde cualquier parte del mundo (Accesibilidad)
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- Que estén conectados desde cualquier dispositivo (Movilidad)
Las nuevas herramientas para administrar las operaciones y flujo de trabajo en las empresas adoptan tecnologías que permiten a los empresarios aprovechar de manera más eficiente su tiempo permitiendo que sus reuniones sean desde cualquier lugar, con acceso a información en tiempo real y toma de decisiones inmediata sobre la misma base de información.
Si eres un emprendedor o empresario y aún no sabes en que punto de adopción tecnológica te encuentras, te sugiero tengas en cuenta los siguientes aspectos en tus operaciones diarias:
Accesibilidad a la información
¿Qué tan accesible es tu información empresarial fuera de horarios de trabajo de tus colaboradores? ¿Dependes de que una persona se encuentre del otro lado de la computadora para tener acceso a un reporte de, por ejemplo, cartera de clientes vencida?
Si tu respuesta es si, comienza adoptando un repositorio en la nube y solicita que los reportes que requieres con mayor frecuencia sean actualizados cada período considerable de tiempo, existen herramientas que te pueden facilitar mucho comenzar en este aspecto como Google Drive o Dropbox que permiten gestionar e incluso modificar los documentos en tiempo real para evitar trabajar con múltiples documentos y perder de vista el documento final.
Comunicación sin límites
¿Cancelas reuniones por encontrarte de viaje sobre tu información empresarial o no llegas a conclusiones que generen valor en dichas reuniones?
En este sentido considero que es una combinación de la adopción de herramientas tecnológicas con una adecuada planificación empresarial. Desde iniciar una videollamada a través de Skype o Hangouts, previa calendarización de la misma através de Google Calendar y un seguimiento de las tareas planeadas en herramientas como Trello o Todoist que permiten monitorear tareas, entregas y fechas máximas.
Recomiendo primero concretar las reuniones y sobre ellas determinar las tareas relevantes, definir responsables y fechas de finalización, revisa en una siguiente reunión el cumplimiento de las mismas y poco a poco integra una herramienta de control como las que te he señalado.
¿Resistencia al cambio?
¿Existe algún motivador para que tus reuniones o actividades sean cada vez más digitales dentro de tu organización Es importante señalar que todos necesitamos un motivador para impulsarnos a realizar alguna actividad o tarea.
En ocasiones percibimos que a corto plazo adoptar una herramienta pudiera ser un obstáculo para cumplir con nuestras actividades debido a la curva de aprendizaje, la experiencia en anteriores ocasiones sobre la adopción de herramientas que no tuvieron buenos resultados o la simple costumbre del uso de herramientas y la resistencia al cambio.
Te sugiero, en este sentido, analizar un breve análisis de los pros y contras de administrar de manera diferente a tu organización, que beneficios tendría no solo para el empresario, sino para cada uno de los colaboradores, para mantener los buenos resultados se requiere una motivación mayor y que mejor que ésta sea compartida.
Considero los puntos anteriores pueden ayudarte a un primer análisis de la situación digital de tu empresa y comenzar a definir criterios que te permitan usar las herramientas tecnológicas que tienes a tu alcance para incrementar la productividad en tu organización.
Sin duda, la brecha digital empresarial cada vez es menor gracias a la adopción de nuevas tecnologías.
