La comunicación efectiva dentro de una organización es un elemento pocas veces tomado en cuenta hasta que surgen los primeros problemas.
Al igual que otros factores como la atención al cliente, el crecimiento profesional o la mejora continua es también un factor muchas veces subjetivo difícil de considerar dentro de las actividades del día a día.
Aquí te dejamos algunos elementos para que consideres la medición de la comunicación efectiva que en potencia traerá grandes beneficios para tu organización:
1. Grado de adopción de canales de comunicación
Analiza tu nivel de adopción sobre herramientas como correo electrónico, Messenger o Whatsapp respondiendo a las siguientes preguntas:
¿Utilizas etiquetas para marcar los correos electrónicos de una persona o grupo de personas?, ¿creas grupos de contactos para difundir un asunto?
¿Es sencillo distinguir el tipo de asuntos que tratas en los diversos canales de comunicación, por ejemplo, en whatsapp son asuntos informales o de baja importancia, en correo electrónico los de alta importancia?
¿Utilizas complementos de tu navegador para mejorar la experiencia en el uso del correo electrónico, como por ejemplo un rastreador de visualización de tus correos enviados?
Responde con sinceridad las preguntas anteriores y analiza si estás siendo eficiente con tus herramientas de comunicación y detecta las áreas de oportunidad a mejorar.
2. Utiliza canales de comunicación y asignación de tareas
Herramientas como slack, para gestionar la comunicación, trello, monday o clickup para administrar la asignación de tareas y actividades, o hasta un CRM, ERP o algún desarrollo interno para tu organización son herramientas que van más allá de lo que la mayoría de las empresas utilizan.
En un entorno cambiante a un ritmo acelerado y con información incrementándose a cada instante requerimos estar informados en tiempo real de los factores que afectarán al negocio y tomar decisiones lo más pronto posible.
Analiza si estas herramientas te permitirán mejorar el desempeño de tu comunicación y de ser así adóptalas de manera paulatina.
Identifica qué tipo de asuntos se comunicarán a través de ellos y establece fechas de revisión para verificar si se cumplió con ese objetivo
3. Reuniones de trabajo eficientes
Previo a una reunión de trabajo define los puntos que serán tratados, invita a los responsables o afectados directos de las decisiones que se tomarían y redacta una breve minuta de los acuerdos tomados.
Es muy común que durante estas reuniones se divague en otros asuntos, te corresponde poner un alto a estas desviaciones, anotarlas y considerar si efectivamente vale la pena tratarlos en una reunión posterior o puede ser discutido en otro canal o incluso con personas que en ese momento no se encuentran presentes.
Es importante resaltar que las mejores decisiones son las que se toman con la mayor información posible, el error de muchas reuniones de trabajo es que se divagan en otros asuntos donde no se tiene aún información necesaria o los responsables no se encuentran presentes.
4. Establece fechas de retroalimentación
La comunicación efectiva es un factor intangible de alto valor, no es unilateral, depende también de la interpretación de quien recibe el mensaje, por lo tanto, tómate un tiempo para consultar con tu audiencia, equipo de trabajo, socio o colaborador, si tu manera de comunicar los asuntos del negocio es eficiente y cómo consideran que podría mejorar.
En conclusión, la comunicación efectiva en tu organización es un intangible de alto valor que pocas veces consideramos o que retroalimentamos cuando ya tenemos un problema encima.
Muchas acciones se pueden implementar previo a caer en situaciones de malentendidos y como cualquier otro factor que queremos mejorar en nuestra organización no debe saltarse el proceso natural de analizar la situación actual, proponer las mejores acciones, implementar, evaluar y mejora continua.
